Систематизированный подход в области поиска и обработки информации об операционной деятельности государственных и частных предприятий это безусловное требование нынешнего рынка. Центры сбора информации о денежных потоках не локализуются в бухгалтериях и архивах, а распространяются на регуляционные налоговые и экономические институты. Безусловно, так было всегда, однако ситуация меняется в области тематики, объема и средств предоставления этой информации заинтересованным лицам. Методы, применяемые для финансового учета, которые раньше отражали только перемещение финансов детализируются и становятся инструментами управления рисками хозяйственной деятельности, повышая на качественно новый уровень эффективность и жизнеспособность предприятий.

Такие методы применяются для выявления и своевременного устранения случаев нерационального использования времени и ресурсов. Поэтому системы учета должны интегрироваться во все области деятельности от контрольно-пропускной системы до центра компетентности персонала, а краеугольным камнем является принятие решений в распределении финансов. Продолжительный период времени в экономике просто отсутствовало понимание необходимости сбора и систематизации всей информации о деятельности предприятия, она, возможно собиралась и анализировалась, но не использовалась при принятии финансовых решений, останавливаясь только на организации трудовой активности.

Концепция финансового учета

В основе измененной концепции финансового учета, который теперь обеспечивает полноценный массив данных для всестороннего анализа стало вовлечение всего персонала в процесс сбора информации. Эта концепция базируется на перечисленных ниже принципах:

• Принцип денежного выражения — оперативные данные бухгалтерского учета, как подраздела финансового учета, выраженные в конкретных суммах.
• Принцип автономности предприятия — разделение счетов собственников и сотрудников, например, зарплатных фондов от счетов непосредственно юридического лица, например, баланса активов предприятия.
• Принцип непрерывности — в учетной модели применяется концепция бессрочного существования предприятия.
• Принцип материальности — в учет не принимаются незначительные для своего участка факты, не имеющие отношения к его функционированию.
• Принцип консерватизма — в выборе между двумя оценками денежных выражений выбирается менее оптимистичное из них.
• Принцип постоянства — одна форма и метод учета применяются в рамках одного установленного отчетного периода, чаще всего это квартал.
• Принцип национальной валюты — в течении всего отчетного периода применяется метод оценки средств, выражаемых только в одной неизменной валюте без постоянной конвертации при перемещении между счетами предприятия.
• Принцип себестоимости — учитывается не рыночная стоимость материальных активов, а по себестоимости на момент их приобретения.
• Принцип реализации — доходы учитываются не сразу после оплаты по счетам, а в моменты отгрузки производимого или перепродаваемого товара. Услуга здесь тоже считается товаром.
• Принцип эквивалентного соотношения «общая прибыль — выручка за отчетным период — затраты на этот отчетный период»
• Принцип двойственности — сбалансированность, соблюдаемая, когда информация для учета предлагается к рассмотрению в срезе средств и наборе источников их формирования. Говоря простым языком это принцип соотношения активов и пассивов, бухгалтерский «Дебет и кредит». Хозяйственная операция, которая меняет баланс любых средств на счетах предприятия и источников пополнения и формирования этих средств не должна нарушать сбалансированности между ними.

Без целей анализа данных развертывание систем финансового учета в организации представляется затруднительным. Помимо формулирования целей необходима постановка управленческих и аналитических задач и определение способов достижения целевых показателей. Другими словами, мы должны знать не только куда едем, но и на чем, чтобы своевременно заправлять автомобиль.

Средства обеспечения качества финансового учета

При организации учетных систем руководствуются квалификацией топ-менеджеров, наличием подразделений, размером оборота капитала и численностью сотрудников, а система финансового учета постепенно становится источником информации для принятия управленческих решений. Получаемая из этих источников информация должна быть подана в форме, подразумевающей однозначное интерпретирование принимающими решения сотрудниками, а они, в свою очередь, должны обладать достаточной квалификацией для полноценного и разностороннего её анализа. Квалификация подразумевает наличие навыков прогнозирования достижения целевых показателей или возникновения нежелательного дисбаланса, способностей наложения информации на действующие бизнес-процессы.

Некачественные критерии отбора вариантов дальнейших действий, ошибочная целевая постановка, основанная на удовлетворении личных амбиций управленца, некорректная интерпретация причин поведения сотрудников и среды, исключение альтернативных вариантов в связи с наличием узкого стереотипного взгляда на ситуацию являются типичными примерами генерации посредственных управленческих решений неквалифицированного управленца.

Для ведения экономического и финансового анализа, обеспечивающего управленческие решения на предприятии, классически выделяются четыре разновидности специалистов: аудиторы и финансовые аналитики, бухгалтеры, самая распространенная разновидность, и финансовые менеджеры. Внедрение эффективной, актуальной системы учета финансов становится возможным только в результате слаженной работы и подготовки качественных решений этих специалистов.

Организационная структура и совмещенные потоки операционной отчетности с первичной помогают выявлять будущие проблемы, а за счет прогнозирования их появления можно успевать принимать меры для их локализации с последующим устранением. Помочь в выявлении может классификация симптомов появления трудностей, что накладывает требования о детализации предоставляемых сведений с безусловным соблюдением периодичности их предоставления. Частыми симптомами является непропорционально высокий объем расходов на реализацию и высокая текучка кадров с квалификацией выше рядового исполнителя. Обычно в проблемных ситуациях встречается симбиоз из нескольких проблем и выявление одного симптома тянет за собой цепочку из остальных, разделенных по нескольким бизнес-процессам.

Организация финансового учета

Построение системы финансового учета включает в себя организацию информационных потоков, которые необходимо выделять в отдельные группы по набору признаков и источнику поступления. Часто для классификации потоков по их источникам применяют разделение по информационным блокам, характеризующим части предприятия, которые соответствуют перечисленным требованиям:

• каждая из них представляет собой более или менее независимый центр по извлечению прибыли. Прибыль распределяется между косвенно задействованными в деятельности центра смежные организационные структуры. Доходная часть разделяется между пунктами на содержание самого центра со смежными структурами и издержками на операции по обслуживанию клиентов, от которых независимый центр получает прибыль.
• на постоянной основе ведется сбор, анализ и принятие решений на основе полученной информации руководителем блока, а решения трансформируются с запросы ресурсов для достижения установленных целевых показателей.
• выделенный блок является поставщиком дискретной, результирующей информации.

При разделении на блоки нужно брать во внимание, что выделенный блок в виду своей специализации может не приносить доход из внешних источников, а само выделение в блок должно происходить с момента его организации, если это возможно. В целях исключения избыточности информационных потоков от блоков, задействованных финансовой деятельности возможно применение порогового ограничения в базовой валюте баланса предприятия с возможностью дальнейшей детализации отчетности по повторному запросу.

Следующим уровнем детализации финансового отчета станет выделение операционных блоков, имеющих следующие признаки:

• величина его доходов составляет как минимум 15% от общей выручки организации;
• размер убытка за отчетный период составляет не менее 5% от общего дохода или убытков организации за отчетный период;
• объем находящихся под управлением блока активов составляет не менее 10% от баланса активов организации.

В принятой и задействованной системе финансового учета нужно учитывать такие моменты:

• при планировании нужно четко определять цели для менеджмента, вписывая её в стратегию развития организации;
• минимизировать или исключить конфликт интересов между разными группами пользователей отчетов и информационных потоков;
• обеспечить методологическую совместимость в подходах между бухгалтерским, управленческим, финансовым и международным учетом;
• однозначно определить метод для учета затрат организации;
• обеспечить унификацию и наглядность для финансовых и аналитических отчетов;
• при формировании отчетов постоянно сопоставлять с их утвержденным планом счетов
• при подготовке финансовых отчетов дополнительно осуществлять использование, сбор и обработку нефинансовой служебной информации об операционной деятельности.

В выстраивании системы финансового учета в бизнесе нельзя допускать её централизации на операционном уровне, необходимом для сдачи отчетности, предусмотренного законодательным регулированием государства, ведь запускается он не для галочки. Весь механизм финансового учета в таком случае будет направлен просто на констатацию фактов и работать он будет только как ретроспектива. В действительности же он нужен для перспективного прогнозирования и предотвращения лишней траты ресурсов, эффективность механизма финансового учета напрямую обеспечивает его конкурентное преимущество.

Иногда бывает так, что организационная структура предприятия, отвечающая за финансовый учет, практически полностью устраняется от регулирования финансовой активности предприятия полностью сосредоточившись на исполнении регуляторных норм и предоставлении отчетности для регулирующих государственных органов, что вызывает иллюзию высокой информативной полезности у такой модели учета. По-настоящему эффективную систему финансового учета отличает выполнение следующих пунктов:

• разработка и, в первую очередь, обеспечение отчетов на основе данных Главной книги (т. н. Гроссбух) об оперативной деятельности. На основании этих отчетов с низкой степенью детализации по отделам и высоким иерархическим обобщением должен рассчитываться финансовый результат. Отчеты этого уровня должны полностью закрывать вопросы предоставления информации регулирующим органам и собственникам предприятия в лице акционеров. Формирование отчетов с расчетом показателей производится ориентировочно раз в квартал.
• разработка автоматических средств поступления данных в Главную книгу из подсистем отчетности, применяемых в организации. Качество предоставляемых отчетов во много определяется их единообразием, определяемым утвержденными спецификациями. Спецификации должны предусматривать стандартизированные инструменты и формы пользовательского интерфейса для ввода данных при заполнении отчетной информации. Любая доработка или изменение этих интерфейсов в обязательном порядке должно касаться всех рабочих мест, где доступен ввод отчетной информации.
• произведена унификация системы финансового учета с требованиями международных стандартов финансовой отчетности вне зависимости от масштабов деятельности предприятия. Это косвенно свидетельствует о его готовности расти до масштабов международного и усиливает преимущество перед конкурентами за счет обеспечения большей объективности. Дополнительно соответствие стандартам увеличивает доступность для инвестиций иностранного капитала, для которого предприятие становится прозрачнее и, как следствие, привлекательнее.
• учет данных бизнес-плана. Это помогает в сборе правдивой объективной информации, так как используется концепция бизнес-единиц, или, говоря проще, учета по центрам извлечения прибыли. Включение бизнес-плана может производиться после разработки блока сравнительных оценок для ряда альтернативных вариантов бизнес-процессов предприятия. До момента предоставления отчетов здесь учитываются о возможных издержках каждого из альтернативных вариантов и прогнозируемых затратах на предстоящие периоды времени.

Выполнение этих пунктов позволяет создать достаточную информационную базу для принятия своевременных управленческих решений и делает возможным прогнозирование отклонений от целевых показателей. Отслеживание и контроль краткосрочных изменений напрямую влияет на жизнеспособность предприятия. Процесс предоставления информации для целей финансового учета должен быть организован без временных промежутков, отсутствие каких-либо показателей сводит на нет усилия по сбору всего отчета.